Auditoría · UP RACING — Temporada 10 (UPR 626)
Material de preparación para presentar · Concepto 1: Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto · Período 22/05–12/06/2026
🎯 El concepto en una frase: auditar si el equipo recogió, midió y difundió información del rendimiento del proyecto, y si evaluó y corrigió con base en eso. En corto: ¿hubo seguimiento y control reales, con evidencia?
1 · Qué hicimos (el método)
1
Accedimos al Drive del equipo ("Formula SAE"). La carpeta está compartida por enlace, así que las herramientas normales no la "ven"; entramos por el navegador con la sesión del equipo.
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Bajamos solo lo relevante de Temporada 10: la subcarpeta Organización (que contiene Planeacion y Documentación PM "cierre Rob") — ahí vive la evidencia de gestión. Dejamos fuera lo pesado (CAD, fotos, video).
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Leímos los documentos (Word, Excel, PDF) y los mapeamos a cada pregunta del formulario.
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Verificamos la TEMPORADA de cada documento (por su contenido: año, código UPR, fechas). Aquí saltó el hallazgo más importante 👇
2 · El hallazgo central
Buena parte de la evidencia citada NO era de Temporada 10, sino de temporadas anteriores.
| Documento citado | Qué era en realidad | Temporada |
|---|
| "Notas del Capi 21-22" | Notas de un capitán anterior | ❌ 2021-22 |
| "Cost report Minuta 2020" | Minuta de costos vieja | ❌ 2020 |
| "Bitacora de trabajo" | Bitácora de tareas | ❌ ~2022 |
| Matriz_Lecciones_Aprendidas_UPR624 | Lecciones de la temporada previa | ❌ Anterior |
"Encontramos que varias de las evidencias estaban archivadas dentro de la carpeta de Temporada 10, pero su contenido era de temporadas pasadas (2020, 2021-22, 2022). Lo confirmamos por las fechas y los códigos de temporada (UPR624 vs UPR626). Por eso depuramos qué evidencia es realmente válida para T10."
3 · Formulario No.1 — Plan de Gestión del Proyecto (punto por punto)
P1 · ¿Existen reuniones de avance? SÍ
Evidencia T10: Checklist de Prevención (UPR2025-2026) menciona "reuniones quincenales"; Análisis del Diagrama de Gantt propone esquema de monitoreo y KPIs.
Por qué: demuestra que existió una cadencia de seguimiento. (Ojo: los links que el equipo había citado eran históricos; los reemplazamos por evidencia de T10.)
P2 · ¿Hay programa para entrega de informes de avance? SÍ
Evidencia T10: Planeacion Actualizada Nov (cronograma semanal con marcas "OK" por disciplina) y Fechas Generales UPR 626.
Por qué: hay un cronograma estructurado que ordena el avance. Matiz: es programa de tareas/cronograma; conviene aclarar si hay un calendario formal de "informes".
P3 · ¿Existen modificaciones del alcance? SÍ (parcial) — el equipo había puesto "No"
Evidencia T10: documento "Cambio de Esquema de Trabajo / Business Case" y la nota "Alerón delantero NO SE REALIZA" en el cronograma.
Por qué: hay señales de que el alcance sí se modificó (una pieza no se hizo, cambio de esquema), aunque no existe un control formal de cambios.
P4 · ¿Hay avance (positivo/negativo) del alcance? SÍ — el equipo había puesto "No"
Evidencia T10: Planeacion Actualizada Nov con seguimiento semanal "OK" por disciplina (diseño→manufactura→montaje).
Por qué: ese cronograma con marcas de cumplimiento es un indicador de avance del alcance — sí se puede evaluar el cumplimiento, contrario a lo que decía la respuesta original.
P5 · ¿Existe un plan de calidad? NO (formal) — el equipo había puesto "Sí"
Evidencia: solo el Checklist de Prevención (control parcial). No hay un documento que sea un Plan de Calidad.
Por qué: existe un control de calidad/prevención, pero no un plan de calidad formal; el "Sí" original no tenía sustento documental.
P6 · ¿Existe plan de gestión de involucrados? POR CONFIRMAR
Estado: no se ha localizado el documento; en el Análisis del Gantt el "Plan de comunicaciones" figura como pendiente de elaborar. Falta revisar la subcarpeta Área Administrativa.
Por qué: sin documento, no se puede afirmar "Sí" con evidencia todavía.
P7 · ¿Hay un plan de riesgos aplicándose? SÍ (evidencia fuerte)
Evidencia T10: Matriz de Riesgos con ~25 riesgos: probabilidad, impacto, detonador (trigger), acción de prevenir, acción de mitigar y responsable asignado.
Por qué: es un instrumento operativo y completo. Es el punto más sólido del concepto. (A revisar: tiene algunas referencias heredadas de UPR624.)
4 · Resto del Formulario No.1 y formularios 2 y 3
Información sobre el rendimiento (pág. 67)
Hallazgo: no hay "informes de avance" formales como documento. El seguimiento se hace por cronograma + (históricamente) bitácoras. Por eso casi todo es "No", salvo que el seguimiento sí considera el cronograma. Costos: pendiente de Área Administrativa.
Solicitudes de cambio rechazadas → No hay registro ni documentación de ellas.
Formulario No.2 — frecuencia (pág. 68)
Son escalas (Nunca…Siempre) que requieren juicio del auditor + entrevista. Propusimos valores con base en evidencia, pero aclarando que las "lecciones aprendidas" disponibles son de una temporada previa (UPR624), no de T10.
Formulario No.3 — abierto (pág. 69)
El plan de gestión se difundió parcialmente (cronograma, reuniones, reporte a Consejo). Lo que no está claro/completo: Project Charter, WBS/alcance, y planes de cronograma, calidad, comunicaciones, RH y presupuesto — figuran como pendientes de elaborar en el propio análisis del PM.
5 · Conclusiones para presentar
- Hay seguimiento y control reales en T10: cronograma con avance, reuniones quincenales y, sobre todo, una matriz de riesgos operativa (lo más fuerte).
- Faltan formalidades: no hay plan de calidad formal, ni control formal de cambios, ni informes de avance estructurados (con apartados de costo/calidad/riesgo).
- Problema de trazabilidad de evidencia: varias evidencias citadas eran de temporadas anteriores — corregimos las respuestas P4 y P5, matizamos P3, y reemplazamos las citas históricas por documentos de T10.
- El plan de gestión formal está incompleto (charter, WBS, varios planes pendientes), según el propio PM del equipo.
"En síntesis: el equipo sí controla y da seguimiento —destaca su matriz de riesgos—, pero le falta formalizar documentos clave y mejorar la trazabilidad de la evidencia. Ajustamos el formulario para que cada respuesta se apoye en evidencia real de Temporada 10."
Documentos base: Drive › Formula SAE › Temporada 10 › Organización (Planeacion + Documentación PM "cierre Rob"). Pendiente: subcarpeta Área Administrativa (costos e involucrados).